Näin lasket varastosi todellisen kustannuksen
Useimmat yritykset tekevät saman virheen: ne luulevat varastokustannuksen olevan sama kuin ostohinta. Ostat 500 kappaletta 10 eurolla kappale ja kirjaat "5 000 euroa" varastokustannukseksi. Yksinkertaista, eikö? Väärin. Varaston todellinen pitokustannus ylittää reilusti sen, mitä maksoit toimittajallesi. Kun huomioit varastointikustannukset, hävikin, vanhenemisen ja vaihtoehtoiskustannuksen, todellinen lukusi voi olla 25–35 % luulemaasi suurempi.
Todellisen varastokustannuksen ymmärtäminen ei ole akateeminen harjoitus. Se on jokaisen hinnoittelu-, hankinta- ja kannattavuuspäätöksesi perusta. Jos työskentelet väärällä luvulla, jokainen siitä johdettu päätös on vääristynyt. Käydään läpi, mistä varastokustannus todella koostuu ja miten se lasketaan oikein.
Mistä todellinen varastokustannus koostuu
Todellinen varastokustannuksesi on useiden osatekijöiden summa. Osa on ilmeisiä, osa piilotettuja toimintojesi sisälle paikkoihin, joista et ehkä koskaan ajattele etsiä.
Ostohinta
Se ilmeinen. Mitä maksat toimittajalle yksikköä kohden, sisältäen toimitus- ja tuontikulut. Tähän useimmat yritykset lopettavat laskemisen, mutta tämä on vasta alku.
Varastointikustannukset
Tämä sisältää varastotilan vuokran, vakuutukset, sähkön, laitteiden ylläpidon ja varastotyöntekijöiden palkat. Toimialan vertailuarvot asettavat varastointikustannukset 20–30 prosenttiin varaston kokonaisarvosta vuodessa. Jos sinulla on 100 000 euroa varastoa, käytät 20 000–30 000 euroa vuodessa pelkästään sen säilyttämiseen.
Hävikki
Varastohävikki kattaa varkauden, käsittelyvauriot, hallinnolliset virheet ja virhelaskennan. Keskimääräinen hävikkiaste vähittäiskaupassa on 1–2 % varaston arvosta. Tuo 1 % saattaa kuulostaa pieneltä, mutta 100 000 euron varastossa se on 1 000 euroa, joka katoaa joka vuosi.
Vanheneminen / Dead stock
Tuotteet, jotka eivät koskaan myy. Kausituotteet, joita tilasit liikaa, trendit, jotka siirtyivät eteenpäin, tai tuotteet, jotka korvattiin uudemmilla versioilla. Dead stock on pääomaa, jota et koskaan saa takaisin, ja joka päivä se vie varastotilaa ja huomiotasi. Joillakin yrityksillä 5–10 % varastosta on dead stockia tietämättään.
Vaihtoehtoiskustannus
Jokainen varastoon sidottu euro on euro, jota et voi sijoittaa muualle. Voisit käyttää pääoman markkinointiin, tuotekehitykseen, rekrytointiin tai yksinkertaisesti koron ansaitsemiseen. Jos varastosi sitoo 100 000 euroa ja yrityksesi voisi tuottaa 15 % tuoton muualla, se on 15 000 euroa menetettyä mahdollisuutta joka vuosi.
Tilauskustannukset
Aika ja raha, joka kuluu tilausten tekemiseen ja vastaanottamiseen: henkilöstötunnit toimittajien tutkimiseen, ostotilausten luomiseen, saapuvien lähetysten laaduntarkistukseen ja järjestelmien päivittämiseen. Nämä kustannukset kertyvät erityisesti, jos tilaat usein tai hallitset useita toimittajia.
Näin lasket todellisen varastokustannuksesi
Tässä on vaiheittainen kaava, jonka voit soveltaa yritykseesi jo tänään. Et tarvitse erityistä ohjelmistoa tähän, vaikka ohjelmisto tekee seurannasta huomattavasti helpompaa ajan myötä.
- Laske varaston kokonaisarvo. Summaa jokaisen tuotteesi kustannus kerrottuna varastossa olevien yksiköiden määrällä. Esimerkiksi: 1 000 SKU:ta keskikustannuksella 100 euroa = 100 000 euroa varaston kokonaisarvo.
- Lisää varastointikustannusprosentti. Kerro varastosi kokonaisarvo varastointikustannusprosentillasi. Tyypillinen arvo on 25 %. Esimerkissämme: 100 000 x 0,25 = 25 000 euroa vuodessa.
- Lisää hävikkiprosentti. Kerro varastosi kokonaisarvo arvioidulla hävikkiprosentillasi (tyypillisesti 1–2 %). Esimerkissämme: 100 000 x 0,015 = 1 500 euroa vuodessa.
- Lisää vanhenemisarvio. Tarkista dead stock -raporttisi. Mikä on tuotteiden kokonaiskustannusarvo, joilla on nolla myyntiä viimeisen 90+ päivän aikana? Oletetaan, että se on 5 000 euroa.
- Laske yhteen. Todellinen vuotuinen varastokustannus = Ostoarvo + Varastointikustannukset + Hävikki + Vanheneminen = 100 000 + 25 000 + 1 500 + 5 000 = 131 500 euroa.
Esimerkin yhteenveto
Jos varastosi arvo on 100 000 euroa, todellinen vuotuinen varastokustannuksesi on todennäköisesti 130 000+ euroa. Se ylimääräinen 30 %+ on todellista rahaa, joka valuu yrityksestäsi joka vuosi. Ja jos et seuraa sitä, teet hinnoittelu- ja hankintapäätöksiä puutteellisella datalla.
Miten varastokustannuksia vähennetään
Kun tiedät todellisen kustannuksesi, seuraava askel on sen vähentäminen. Tässä ovat tehokkaimmat strategiat:
- Käytä ABC-luokittelua keskittyäksesi arvokkaimpiin tuotteisiin. A-tuotteesi (top 20 % liikevaihdosta) ansaitsevat eniten huomiota. Optimoi niiden tilauspisteet ja varmuusvarastotasot ensin. C-tuotteita voidaan hallita yksinkertaisemmilla säännöillä.
- Aseta tilauspisteet ylimääräisen varastoinnin välttämiseksi. Datapohjaiset tilauspisteet varmistavat, että tilaat oikean määrän oikeaan aikaan. Ei enää arvailua. Ei enää "varmuuden vuoksi" -ylitilaamista, joka kasvattaa varastointikustannuksia.
- Tunnista dead stock ajoissa ja realisoi. Mitä kauemmin dead stock makaa, sitä vähemmän siitä saat takaisin. Aseta automaattiset hälytykset tuotteille, joilla on nolla myyntiä 60–90 päivässä, ja toimi: alennukset, paketit, palautukset toimittajalle tai poistot.
- Käytä päivittäisiä varastotilannekuvia trendien seuraamiseen. Yksi kuukausiraportti ei riitä. Päivittäiset tilannekuvat antavat sinun havaita ongelmat niiden kehittyessä, eivät sen jälkeen kun ne ovat jo maksaneet sinulle tuhansia.
- Automatisoi varastonhallintaohjelmistolla. Manuaalinen seuranta taulukkolaskelmissa toimii kunnes ei toimi. Erikoisohjelmisto laskee kustannukset automaattisesti, merkitsee ongelmat ja antaa reaaliaikaisen näkymän varastosi terveyteen.
Miten Inventa auttaa
Inventa rakennettiin nimenomaan antamaan yrityksille näkyvyys todellisiin varastokustannuksiinsa. Sen sijaan, että seuraisit lukuja taulukkolaskelmissa ja toivoisit parasta, saat yhden hallintapaneelin, joka tekee työn puolestasi:
- Automaattinen päivittäinen kustannusseuranta — näe varastosi kokonaisarvo, myyntikate ja bruttokatteet päivitettynä joka päivä.
- Dead stock -tunnistus — merkitsee automaattisesti tuotteet, joilla ei ole myyntiä, jotta voit toimia ennen kuin ne syövät enemmän rahaa.
- ABC-luokittelu — Pareto-analyysi näyttää, mitkä 20 % tuotteista tuottavat 80 % liikevaihdostasi.
- Tilausehdotukset — datapohjaiset suositukset siitä, mitä tilata ja milloin, perustuen todelliseen myyntinopeuteen.
- Kaikki yhdessä hallintapaneelissa — ei enää vaihtamista taulukkolaskelmien, kassajärjestelmän ja kirjanpito-ohjelmiston välillä. Kaikki yhdessä paikassa.
Lopeta varastokustannusten arvaaminen
Kokeile Inventaa 14 päivää ilmaiseksi. Näe todellinen varastokustannuksesi, tunnista dead stock ja saa tilausehdotuksia — kaikki yhdestä hallintapaneelista.