Opas

10 min luku

Excel vs varastonhallintaohjelma: Kumpi kannattaa?

Miksi niin moni yritys käyttää yhä Exceliä?

Excel on lähes jokaisen suomalaisen yrittäjän ensimmäinen varastonhallintatyökalu. Syy on helppo ymmärtää: se on tuttu, se on jo valmiiksi koneella ja se on riittävän joustava. Voit luoda oman taulukkosi, lisätä kaavoja ja muokata rakennetta milloin tahansa. Kynnys aloittamiseen on nolla.

Ja pienelle yritykselle Excel voi todellakin riittää. Tässä artikkelissa käymme rehellisesti läpi, milloin Excel on hyvä valinta, milloin se alkaa maksaa -- ja miten siirtyminen varastonhallintaohjelmaan onnistuu käytännössä.

Milloin Excel riittää varastonhallintaan?

Ei ole syytä vaihtaa ohjelmistoon pelkän vaihdon vuoksi. Excel toimii hyvin, kun tietyt ehdot täyttyvät.

Tuotteita on alle 20 ja ne vaihtuvat harvoin
Varastoa hallitsee yksi henkilö -- ei tarvita samanaikaista muokkausta
Toimipisteitä on vain yksi
Seuranta on yksinkertaista: sisään ja ulos
Et myy useassa kanavassa (ei verkkokauppaa, ei tukkumyyntiä)

Jos tunnistat itsesi tästä listasta, Excel voi olla sinulle ihan hyvä ratkaisu -- ainakin toistaiseksi. Tämäkin artikkeli auttaa sinua tunnistamaan hetken, jolloin on aika siirtyä eteenpäin.

Missä Excel alkaa pettää?

Ongelmat harvoin ilmaantuvat yhdessä yössä. Ne hiipivät vähitellen: ensin pieni virhe, sitten toinen, ja yhtäkkiä huomaat käyttäväsi tunteja viikossa korjaamiseen sen sijaan että myisit.

Ei reaaliaikaisuutta

Kun kaksi ihmistä muokkaa samaa tiedostoa, syntyy ristiriitoja. Kuka tallensi viimeisenä? Kumman luvut ovat oikein?

Ei automaatiota

Jokainen myynti, vastaanotto ja muutos kirjataan käsin. Yksikin unohtunut rivi tarkoittaa väärää saldoa.

Ei integraatioita

Excel ei keskustele kassajärjestelmän, Shopifyn tai Procountorin kanssa. Kaikki tieto siirretään manuaalisesti.

Kaavavirheet

Yksi väärä solu voi rikkoa koko laskennan. Virhe voi olla piilossa viikkoja ennen kuin huomaat.

Ei hälytyksiä

Tuote loppuu varastosta ja huomaat vasta kun asiakas kysyy. Ei automaattisia tilauspisteilmoituksia.

Ei analytiikkaa

Ei ABC-analyysejä, ei kiertonopeutta, ei kuolleen varaston tunnistusta. Päätösten teko perustuu mutuun.

Yksi yleisimmistä Excel-ongelmista: versioiden hallinta. Kumpi tiedosto on oikea -- 'varasto_final.xlsx', 'varasto_final_v2.xlsx' vai 'varasto_UUSIN.xlsx'?

Excelin piilokustannukset

Excel on 'ilmainen', mutta aika ei ole. Tutkimusten mukaan pienyritykset käyttävät keskimäärin 10--15 tuntia kuukaudessa manuaaliseen varastonhallintaan Excelissä. Se tarkoittaa jälkitilauksia, saldojen tarkistamista, tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen ja virheiden korjaamista.

Aikakustannus: 15 h/kk x 25 EUR/h = 375 EUR/kk menetettyjä työtunteja
Ylisuuret tilaukset: väärä data johtaa ylivarastointiin ja sidottuun pääomaan
Puuttuvat tilaukset: loppuunmyynnit, jotka huomataan liian myöhään
Ei kirjausketjua: kuka muutti mitä ja milloin? Mahdoton selvittää

Excel vs varastonhallintaohjelma: Vertailutaulukko

Ominaisuus	Excel	Varastonhallintaohjelma
Reaaliaikaiset saldot	Ei -- manuaalinen päivitys	Kyllä -- automaattinen
Monen käyttäjän tuki	Rajoitettu, ristiriitoja	Kyllä, roolit ja oikeudet
Integraatiot (POS, verkkokauppa)	Ei	Kyllä (Shopify, Procountor ym.)
Hälytykset ja tilauspisteet	Ei	Kyllä -- automaattiset ilmoitukset
Analytiikka (ABC, kiertonopeus)	Vaatii manuaalista työtä	Kyllä -- valmiit raportit
Viivakoodiskannaus	Ei	Kyllä -- puhelimella tai lukijalla
Kirjausketju	Ei	Kyllä -- kaikki muutokset kirjataan
Hinta	'Ilmainen' + 10-15 h/kk työtä	49--199 EUR/kk, aikaa säästyy

Todellinen kustannusvertailu

Katsotaan lukuja. Oletetaan, että yrittäjän tai työntekijän työtunti maksaa 25 euroa (vaatimaton arvio). Jos Exceliin menee 15 tuntia kuukaudessa, piilokustannus on 375 euroa kuukaudessa -- eli 4 500 euroa vuodessa. Tähän päälle tulevat virheistä aiheutuvat kustannukset: ylivarastointi, loppuunmyynnit ja menetetyt myynnit.

Varastonhallintaohjelman hinta on tyypillisesti 49--199 euroa kuukaudessa yrityksen koosta riippuen. Ohjelmisto maksaa siis itsensä takaisin jo pelkässä aikasäästössä -- analytiikasta, virheettömyydestä ja integraatioista puhumattakaan.

Milloin on aika siirtyä Excelistä ohjelmistoon?

Et tarvitse täydellistä kriisiä siirtyäksesi. Nämä ovat merkkejä siitä, että Excel alkaa jäädä jälkeen:

Tuotemääräsi kasvaa yli 50:n
Lisäät uuden toimipisteen tai myyntikanavan
Palkkaat henkilökunnan joka koskee varastoon
Virheet lisääntyvät -- väärien saldojen korjaaminen on viikoittaista
Käytät tunteja kuukaudessa tietojen siirtämiseen järjestelmien välillä
Et tiedä mikä tuote myy hyvin ja mikä seisoo hyllyssä

Nyrkkisääntö: jos käytät yli 5 tuntia kuukaudessa varaston ylläpitoon Excelissä ja sinulla on yli 50 tuotetta, ohjelmisto todennäköisesti säästää rahaa jo ensimmäisenä kuukautena.

Mitä varastonhallintaohjelma tarjoaa?

Reaaliaikainen seuranta

Saldot päivittyvät automaattisesti jokaisen myynnin, vastaanoton ja siirron yhteydessä.

Automaattiset hälytykset

Saat ilmoituksen kun tuote lähestyy tilauspistettä -- ei enää yllättäviä loppuunmyyntejä.

Integraatiot

Yhdistä kassajärjestelmä, Shopify, Procountor ja muut -- tiedot liikkuvat automaattisesti.

Analytiikka ja raportit

ABC-analyysi, kiertonopeus, kuolleen varaston tunnistus -- kaikki valmiina.

Viivakoodiskannaus

Skannaa tuotteet puhelimella tai lukijalla -- nopeaa ja virheetöntä.

Kirjausketju ja käyttäjähallinta

Jokainen muutos kirjataan. Tiimi työskentelee samaan aikaan ilman ristiriitoja.

Miten siirtyminen Excelistä onnistuu?

Siirtyminen ei tarkoita kaiken aloittamista alusta. Hyvä varastonhallintaohjelmisto tekee siirtymästä helpon:

Vie nykyinen Excel-tiedostosi CSV-muotoon
Tuo tiedot ohjelmistoon tuontityökalulla (Inventassa sisäänrakennettu ominaisuus)
Tarkista ja yhdistä tuotetiedot -- ohjelmisto tunnistaa duplikaatit
Aloita käyttö -- vanha Excel-tiedosto säilyy varmuuskopiona

Inventan tuontiominaisuus tukee suoraan Excel- ja CSV-tiedostoja. Voit tuoda tuotteet, saldot, toimittajat ja kategoriat yhdellä kertaa -- ilman manuaalista näpyttelyä.

Yhteenveto

Excel ei ole huono työkalu -- se on väärä työkalu väärään tehtävään, kun yritys kasvaa. Pienelle, yhden henkilön toiminnalle se riittää. Mutta kun tuotteet lisääntyvät, tiimi kasvaa tai myyntikanavat monipuolistuvat, Excelin piilokustannukset ylittävät nopeasti ohjelmiston kuukausimaksun.

Tärkeintä ei ole vaihtaa heti, vaan tunnistaa milloin vaihto kannattaa. Jos tunnistat tästä artikkelista oman tilanteesi, on todennäköisesti aika kokeilla varastonhallintaohjelmaa.

Kokeile Inventaa ilmaiseksi -- tuo Excel-tiedostosi ja näe ero

Kokeile demoa

Aiheeseen liittyvät artikkelit