Opas

7 min luku

Varastonhallinta pienyritykselle: Aloitusopas

Miksi pienyrityskin tarvitsee varastonhallintaa?

Monet pienyrittäjät aloittavat varastonhallinnan päässään tai muistilappujen avulla. Se toimii hetken -- kunnes ensimmäinen loppuunmyynti tai kadonnut tuote-erä iskee. Hyvällä varastonhallinnalla varmistat, että rahasi ei ole turhaan kiinni hyllyillä, asiakkaat saavat haluamansa tuotteet ja sinulta ei kulu tuntikausia tavaroiden etsimiseen.

Tutkimusten mukaan pienyritykset menettävät keskimäärin 10 % liikevaihdostaan huonon varastonhallinnan takia -- joko liiallisen varaston tai puuttuvien tuotteiden vuoksi.

Rahaa on kiinni tuotteissa, jotka eivät liiku
Menetettyjä myyntejä loppuunmyyntien vuoksi
Tunteja kuluu manuaaliseen seurantaan ja etsimiseen
Tilausvirheitä, kun tietoa ei ole ajan tasalla

Aloita yksinkertaisesti: Mitä seurata vähintään?

Täydellistä järjestelmää ei tarvita heti. Aloita seuraamalla nämä kuusi perustietoa jokaisesta tuotteesta, niin sinulla on jo vankka pohja.

Tieto	Miksi tärkeää?
Tuotteen nimi	Tunnistaminen nopeasti
SKU / tuotekoodi	Yksiköllinen tunniste
Määrä varastossa	Tiedät mitä on saatavilla
Sijainti	Löydät tuotteen nopeasti
Sisäänostohinta	Tiedät katteesi
Myyntihinta	Hinnoittelu ja kannattavuus

Perustyönkulut: Näin varasto pysyy hallinnassa

Vastaanotto

Laske ja tarkista jokainen saapuva toimitus. Vertaa lähetyslistaan ja kirjaa erot heti.

Myynti

Vähennä varastosaldo jokaisesta myydystä tuotteesta. Automaattinen vähennys välttää unohdukset.

Oikaisut

Kirjaa vauriot, palautukset ja hävikki heti. Syyn kirjaaminen auttaa tunnistamaan toistuvia ongelmia.

Inventointi

Laske varasto säännöllisesti -- vähintään kerran kuussa. Vertaa fyysistä saldoa kirjanpitoon.

Milloin manuaalinen seuranta riittää?

Excel-taulukko tai jopa kynä ja paperi voi riittää, jos kaikki seuraavat ehdot täyttyvät. Ole kuitenkin rehellinen itsellesi -- tilanne muuttuu usein nopeammin kuin luulet.

Alle 20 erilaista tuotetta
Yksi toimipiste tai varastopaikka
Vain yksi henkilö käsittelee varastoa
Kysyntä on tasaista ja ennustettavaa

Viisi merkkiä siitä, että olet kasvamassa ulos manuaalisesta seurannasta

Jos tunnistat itsesi yhdestäkin näistä kohdista, on todennäköisesti aika harkita varastonhallintaohjelmistoa.

Käytät yli 5 tuntia viikossa varastonhallintaan
Tuotteita loppuu yllättäen kesken
Et löydä tuotteita varastosta
Asiakkaat kyselevät tuotteiden saatavuudesta etkä osaa vastata
Tilausvirheet ja saldoerot lisääntyvät

Muista: jokainen loppuunmyynti ei ole vain menetetty myynti -- se on myös menetettyä asiakasluottamusta. Tutkimusten mukaan 70 % asiakkaista kokeilee kilpailijaa, jos tuote ei ole saatavilla.

Näin valitset ensimmäisen varastonhallintaohjelmiston

Varastonhallintaohjelmistoja on paljon, mutta pienyrityksen ei tarvitse etsiä täydellistä ratkaisua. Tärkeintä on löytää työkalu, joka on helppo ottaa käyttöön ja kasvaa yrityksesi mukana.

Helppokäyttöinen

Ei tarvita IT-osaamista. Käyttöliittymän pitää olla selkeä ja nopea oppia.

Suomenkielinen

Suomenkielinen käyttöliittymä vähentää virheitä ja nopeuttaa työtä.

Edullinen

Aloita pienellä kuukausimaksulla. Vältä suuria alkuinvestointeja.

Skaalautuva

Valitse työkalu, joka kasvaa kanssasi -- lisää käyttäjiä ja toimipisteitä tarpeen mukaan.

Integraatiot

Yhteys kassajärjestelmään, verkkokauppaan ja kirjanpitoon säästää aikaa.

Tuki ja opastus

Hyvä asiakastuki on kultaakin kalliimpi, kun aloitat uuden työkalun käytön.

Ensimmäiset askeleet ohjelmiston kanssa

Kun olet valinnut ohjelmiston, nämä neljä askelta auttavat sinua pääsemään nopeasti alkuun.

Tuo nykyiset tuotetiedot järjestelmään (esim. Excel-tuonti)
Määrittele varastopaikat ja hyllyt
Aseta hälytysrajat tärkeimmille tuotteille
Aloita päivittäinen seuranta -- anna ohjelmiston tehdä työ puolestasi

Kolme nopeaa voittoa alkuun

Et tarvitse täydellistä järjestelmää päivässä. Nämä kolme toimenpidettä tuovat välittömiä hyötyjä.

Aseta tilauspisteet

Määrittele tilauspiste 10 tärkeimmälle tuotteellesi. Saat hälytyksen ennen kuin tavara loppuu.

Tee perusinventointi

Laske koko varasto kerran kunnolla. Tämä on lähtötasosi, johon vertaat jatkossa.

Aloita ABC-luokittelu

Jaa tuotteet A-, B- ja C-luokkiin myynnin mukaan. Keskity A-tuotteisiin ensimmäiseksi.

Yleisimmät aloittelijoiden virheet

Näiden sudenkuoppien välttäminen säästää aikaa ja hermoja. Jokaiseen on helppo sortua, mutta ne on myös helppo välttää, kun tiedostaa ne etukäteen.

Liian monien yksityiskohtien seuraaminen heti alussa -- aloita perusasioista ja laajenna myöhemmin
Inventoinnin laiminlyönti -- säännöllinen laskenta pitää tiedot luotettavina
Tilaaminen mutu-tuntumalla -- käytä dataa päätöstesi tueksi, vaikka se olisi yksinkertaista
Ei reagoida eroihin inventoinnissa -- selvitä syy ja korjaa prosessia

Vinkki: Aloita pienellä ja yksinkertaisella. On parempi seurata 6 tietoa luotettavasti kuin 20 tietoa huonosti. Voit aina laajentaa myöhemmin.

Näin Inventa tekee aloittamisesta helppoa

Inventa on suunniteltu juuri sinunlaisellesi yrittäjälle -- sellaiselle, joka haluaa saada varastonhallinnan kuntoon ilman monimutkaisia järjestelmiä tai IT-projekteja.

Nopea käyttöönotto

Tuo tuotteesi Excelistä ja ole valmis minuuteissa. Ei monimutkaisia asennuksia.

Suomenkielinen käyttöliittymä

Kaikki suomeksi -- valikot, raportit ja ohjeet. Ei tarvetta kääntää vieraskielistä järjestelmää.

Edullinen aloitus

Alkaen 49 euroa/kk. 30 päivän ilmainen kokeilu, jotta voit testata rauhassa.

Kasvaa kanssasi

Aloita perusominaisuuksilla ja ota käyttöön lisää sitä mukaa kuin tarpeesi kasvavat.

Valmis aloittamaan? Kokeile Inventaa 30 päivää ilmaiseksi.

Kokeile demoa

Aiheeseen liittyvät artikkelit