Opas

7 min luku

Tilauspiste ja varmuusvarasto: Näin lasket ne oikein

Miksi tilauspiste ja varmuusvarasto ovat tärkeitä?

Jokainen vähittäiskauppias tuntee tilanteen: asiakas haluaa tuotteen, mutta hylly on tyhjä. Varastopuute tarkoittaa menetettyä myyntiä, pettyneitä asiakkaita ja pahimmillaan pysyvästi menetettyjä asiakassuhteita. Toisaalta liiallinen varasto sitoo pääomaa ja kasvattaa varastointikustannuksia. Tilauspiste ja varmuusvarasto ovat kaksi keskeistä työkalua, joilla löytää tasapaino näiden välillä.

När du lasket dessa värden oikein, tiedät tarkalleen milloin tilata lisää ja kuinka paljon puskuria tarvitset. Tämä opas käyttää selkeitä kaavoja ja käytännön esimerkkejä suomalaisesta vähittäiskaupasta.

Mikä on tilauspiste?

Tilauspiste on se varastotaso, jonka alittuessa sinun on tehtävä uusi tilaus toimittajalta. Jos tilaat liian myöhään, varasto ehtii loppua ennen kuin uusi lähetys saapuu. Jos tilaat liian aikaisin, varastoon kertyy tarpeettomasti tavaraa.

Tilauspisteen kaava: Tilauspiste = (Keskimääräinen päivämyynti × Toimitusaika päivissä) + Varmuusvarasto Eli: kuinka paljon myyt toimitusajan aikana + turvamarginaali.

Käytännön esimerkki: Tilauspiste

Kuvitellaan, että myyt suosittua kahvipakettia helsinkiläisessä erikoismyymälässäsi. Viimeisen kolmen kuukauden myyntidatan perusteella:

Keskimääräinen päivämyynti: 5 pakettia
Toimittajan toimitusaika: 10 päivää
Varmuusvarasto (lasketaan myöhemmin): 25 pakettia

Tilauspiste = (5 × 10) + 25 = 50 + 25 = 75 pakettia Kun varastosi laskee 75 pakettiin, on aika tilata lisää. Näin uusi lähetys ehtii saapua ennen kuin varasto loppuu -- ja varmuusvarasto suojaa odottamattomilta kysynnän piikiltä.

Mikä on varmuusvarasto?

Varmuusvarasto on ylimääräinen puskuri, joka suojaa kahdelta riskiltä: kysynnän odottamattomat piikit ja toimitusten viivästyminen. Ilman varmuusvarastoa jokainen normaalista poikkeava tilanne johtaa varastopuutteeseen.

Suomessa erityisesti sesonkivaihtelut, logistiikkahaasteet (esim. talviolosuhteet) ja kansainvälisten toimitusketjujen häiriöt tekevät varmuusvarastosta välttämättömän.

Varmuusvaraston kaava: Varmuusvarasto = (Maksimimyynti/pv × Maksimitoimitusaika) − (Keskimyynti/pv × Keskitoimitusaika) Kaava huomioi sekä kysynnän että toimitusajan vaihtelun.

Käytännön esimerkki: Varmuusvarasto

Jatketaan samalla kahvipakettiesimerkillä. Viimeisen kolmen kuukauden datasta näet:

Muuttuja	Arvo
Keskimääräinen päivämyynti	5 kpl
Maksimimyynti (vilkkain päivä)	9 kpl
Keskimääräinen toimitusaika	10 päivää
Maksimitoimitusaika	14 päivää

Varmuusvarasto = (9 × 14) − (5 × 10) = 126 − 50 = 76 pakettia Käytännössä tämä tarkoittaa, että 76 paketin varmuusvarasto kattaa pahimman tapauksen: maksimaalisen kysynnän yhdistettynä pisimpään toimitusaikaan.

Huomaa: aiemmassa tilauspisteesimerkissä käytimme yksinkertaistettua varmuusvarastoa (25 kpl). Todellinen laskettu arvo (76 kpl) on suurempi, koska tämä tuote kohtaa merkittävää vaihtelua sekä myynnissä että toimitusajoissa. Yritys voi valita pienempään varmuusvarastoon, jos se hyväksyy korkeamman varastopuutteen riskin.

Varmuusvarastoon vaikuttavat tekijät

Varmuusvarasto ei ole yksi luku, joka sopii kaikkiin tuotteisiin. Seuraavat tekijät määrittävät, kuinka suuri puskuri tarvitaan:

Kysynnän vaihtelu

Mitä enemmän myynti vaihtelee päivästä toiseen, sitä suurempi varmuusvarasto tarvitaan. Kausiluonteiset tuotteet vaativat erityistä huomiota.

Toimittajan luotettavuus

Epäluotettava toimittaja tarkoittaa suurempaa varmuusvarastoa. Seuraa toimitusaikojen toteutumista ja huomioi erot toimittajien välillä.

Toimitusajan vaihtelu

Suomessa talviolosuhteet voivat pidentää toimitusaikoja merkittävästi. Huomioi erityisesti kansainväliset toimitukset ja satamalogistiikka.

Puutekustannus vs. varastointikustannus

Kalliiden tuotteiden varastointikustannus on korkea, joten pienempi varmuusvarasto voi olla perusteltu. Halvat, nopeasti liikkuvat tuotteet kestävät suuremman puskurin.

Yleisimmät virheet varmuusvaraston laskennassa

Sama varmuusvarasto kaikille tuotteille -- A-luokan tuotteet (suurin liikevaihto) tarvitsevat tiukempaa hallintaa kuin C-luokan tuotteet. ABC-luokittelu auttaa määrittämään oikean tason.
Laskelmia ei päivitetä -- Kysyntä ja toimitusajat muuttuvat. Tarkista arvot vähintään neljännesvuosittain tai kun toimittaja tai tuotevalikoima muuttuu.
Kausivaihteluiden sivuuttaminen -- Joulusesonki, kesän lomakausi tai Black Friday voivat moninkertaistaa kysynnän. Käytä kausikorjattuja myyntilukuja.
Pelkän keskiarvon käyttäminen -- Keskiarvo piilottaa vaihtelun. Huomioi myös maksimi- ja minimiarvot tai käytä keskihajontaan perustuvaa kaavaa.

Vinkki: Jos kaikilla tuotteillasi on sama varmuusvarasto (esim. "aina 2 viikon varasto"), tuhlaat todennäköisesti rahaa C-luokan tuotteisiin ja riskeeraat puutteita A-luokan tuotteissa.

Miten Inventa laskee tilauspisteen ja varmuusvaraston automaattisesti?

Käsinlaskenta toimii yksittäisille tuotteille, mutta kun tuotteita on satoja tai tuhansia, manuaalinen ylläpito on käytännössä mahdotonta. Inventa ratkaisee tämän laskemalla tilauspisteen ja varmuusvaraston jokaiselle tuotteelle automaattisesti todellisen myyntidatan perusteella.

Analysointi todellisen myyntihistorian perusteella -- ei arvailua, vaan datapohjaisia laskelmia
Automaattinen päivitys kysynnän ja toimitusaikojen muuttuessa
ABC-luokittelun huomiointi: eri palvelutasot A-, B- ja C-tuotteille
Hälytykset kun varastotaso lähestyy tilauspistettä -- tilaat aina oikeaan aikaan
Kausivaihteluiden tunnistaminen ja ennakointi myyntidatan trendeistä

Lopputulos: vähemmän varastopuutteita, pienemmät varastointikustannukset ja enemmän aikaa keskittyä liiketoiminnan kasvattamiseen laskentataulukoiden sijaan.

Haluatko nähdä, miten Inventa laskee tilauspisteesi automaattisesti?

Kokeile demoa

Aiheeseen liittyvät artikkelit