Inventaario: Näin teet sen tehokkaasti

Mitä inventaario tarkoittaa?

Inventaario eli varastoinventaario tarkoittaa varaston fyysistä laskentaa, jossa jokainen tuote lasketaan ja tulos verrataan järjestelmän saldoihin. Tavoitteena on varmistaa, että kirjanpidon varastoarvo vastaa todellisuutta. Suomessa inventaario ei ole valinnainen -- kirjanpitolaki edellyttää, että yritys tarkistaa varastonsa arvon vähintään kerran tilikaudessa.

Ilman säännöllistä inventaariota saldovirheet kasautuvat: hävikki jää huomaamatta, kuollut varasto vie tilaa ja pääomaa, ja tilinpäätöksen varastoarvo voi olla merkittävästi pielessään. Hyvin tehty inventaario on sekä lakisääteinen velvollisuus että tehokkaan varastonhallinnan perusta.

Miksi inventaario on tärkeää?

Täysinventaario vai jatkuva inventaario?

Inventaarion voi tehdä kahdella päätavalla: kerralla koko varasto tai pienissä erissä ympäri vuoden. Molemmilla on puolensa, ja monissa yrityksissä paras tulos saavutetaan yhdistelemällä molempia.

Valmistautuminen inventaarioon

Hyvä valmistelu on puolet työstä. Ilman selkeää suunnitelmaa inventaario venyy, virheet lisääntyvät ja henkilöstö turhautuu. Käytä seuraava tarkistuslista ennen laskennan aloittamista.

1. Järjestä varasto: varmista, että tuotteet ovat oikeilla paikoillaan ja hyllyt on merkitty selkeästi.
2. Päivitä järjestelmä: kirjaa kaikki avoimet vastaanotot ja lähetykset, jotta saldot ovat ajan tasalla.
3. Valmistele laskentalomakkeet tai skannaussovellus: tulosta alueet ja tuotelistat tai määrittele skannausalueet mobiilisovellukseen.
4. Jaa tiimit ja alueet: määrää jokaiselle parille oma alueensa. Yksi laskee, toinen kirjaa.
5. Ajoita hiljainen hetki: ilta, viikonloppu tai sesongin ulkopuolinen aika minimoi häiriöt.
6. Pysäytä varaston liikenne: älä vastaanota ja lähetä laskennan ajaksi tai merkitse selkeästi, mitä ei saa koskea.

Parhaat käytännöt laskennan aikana

• Laske kahdesti: ensimmäinen laskenta antaa tuloksen, toinen vahvistaa sen. Poikkeamat lasketaan kolmannen kerran.
• Käytä viivakoodiskanneria: skannaus on jopa kolme kertaa nopeampaa kuin manuaalinen kirjaus ja vähentää näppäilyvirheitä merkittävästi.
• Työskentele pareittain: toinen laskee fyysisesti, toinen kirjaa. Tämä nopeuttaa työtä ja vähentää virheitä.
• Älä muuta saldoja kesken laskennan: kaikki korjaukset tehdään vasta, kun koko alue on laskettu ja poikkeamat tutkittu.
• Dokumentoi poikkeamat heti: kirjaa ylös, missä ja mikä tuote poikkeaa, jotta syy voidaan tutkia jälkikäteen.

Yleisimmät virheet inventaariossa

Samojen virheiden toistaminen vuodesta toiseen syö inventaarion hyödyn. Tunnista nämä sudenkuopat ja vältä ne seuraavalla kerralla.

• Laskeminen vastaanoton aikana -- uudet tuotteet sekoittuvat jo laskettuihin.
• Tapahtumien jäädyttäminen unohtuu -- myynti- ja siirtotapahtumat muuttavat saldoja laskennan aikana.
• Kiirehtiminen -- nopea laskenta tuottaa epäluotettavia tuloksia, jotka pitää laskea uudelleen.
• Huono järjestys varastossa -- tuotteet väärillä paikoilla johtavat tupla- tai ohilaskentaan.
• Poikkeamien ohittaminen -- erojen syyn selvittäminen jää tekemättä, jolloin ongelma toistuu.

Inventaarion jälkeen: tarkistus ja korjaus

Laskenta on vasta puolet työstä. Suurimmat hyödyt tulevat siitä, mitä teet tulosten kanssa -- esimerkiksi päivittämällä ABC-analyysin.

1. Vertaa laskettuja määriä järjestelmän saldoihin ja listaa kaikki poikkeamat.
2. Tutki suuret erot: selvitä syy (hävikki, kirjausvirhe, vastaanottovaje) ennen kuin korjaat saldoja.
3. Korjaa saldot järjestelmään. Käytä erillistä inventaariokirjausta, jotta muutokset näkyvät raportilla.
4. Dokumentoi poistot ja arvonalennukset. Kirjanpitäjä tarvitsee tiedon tilinpäätöstä varten.
5. Raportoi tulokset kirjanpitoon tai Procountoriin, jotta tilinpäätöksen varastoarvo on oikein.

Viivakoodiskannaus nopeuttaa inventaariota

Manuaalinen laskenta tarkoittaa käytännössä tuotteen tunnistamista, määrän laskemista, tuotekoodin kirjaamista ja määrän kirjaamista lomakkeelle. Jokainen näistä vaiheista on virhemahdollisuus. Viivakoodiskannerilla tai mobiilisovelluksella prosessi yksinkertaistuu: skannaa tuote, syötä määrä, siirry seuraavaan.

Näin Inventa auttaa inventaariossa

Inventa on suunniteltu tekemään inventaariosta mahdollisimman nopea ja virheetön prosessi. Järjestelmä tukee sekä täysinventaariota että jatkuvaa inventaariota, ja kaikki data siirtyy saumattomasti kirjanpitoon.